Inovasi Digitalisasi Sertifikat Tanah Desa Tawengan: Lebih Mudah dan Efisien

Boyolali, 26 Juli 2024 – Di tengah era digitalisasi yang semakin berkembang, Desa Tawengan, Kecamatan Sambi, Kabupaten Boyolali, memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen melalui proyek digitalisasi penyimpanan sertifikat kepemilikan tanah. Proyek ini diprakarsai oleh Galang Priyohutomo, mahasiswa dari jurusan Teknik Elektro konsentrasi Teknologi Informasi Universitas Diponegoro (UNDIP) yang tergabung dalam KKN Tim II Undip 2023/2024. Dalam proyek ini, Google Drive dan Google Form dimanfaatkan untuk menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur dan mudah diakses.

Proyek ini bertujuan untuk melakukan digitalisasi dokumen sertifikat kepemilikan tanah penduduk Desa Tawengan guna mempermudah proses pendataan, pengarsipan, dan pencarian dokumen. Dengan menggunakan Google Drive sebagai database terpusat dan Google Form sebagai formulir pendataan, diharapkan sistem ini dapat mengurangi waktu dan tenaga yang dibutuhkan dalam mengelola dokumen hardfile tradisional. Selain itu, sistem ini juga bertujuan untuk mengurangi risiko kerusakan dokumen yang dapat terjadi akibat penyimpanan dalam bentuk fisik untuk jangka waktu yang lama.

Galang Priyohutomo, seorang mahasiswa Teknik Elektro konsentrasi Teknologi Informasi dari UNDIP, menciptakan proyek ini sebagai bagian dari program kerja monodisiplin dalam pelaksanaan KKN. Melalui koordinasi dengan Kepala Desa Tawengan, Bapak Muslich Edy Wibowo, S.E., proyek ini berhasil dilaksanakan dengan baik. Penerima manfaat utama dari proyek ini adalah perangkat desa dan warga Desa Tawengan, yang akan merasakan peningkatan efisiensi dalam pengelolaan dokumen sertifikat tanah mereka.

Proyek ini dilaksanakan di kantor pemerintah Desa Tawengan, Kecamatan Sambi, Kabupaten Boyolali. Proses pembuatan proyek berlangsung selama satu minggu, dimulai pada tanggal 19 Juli 2024 dan selesai pada tanggal 26 Juli 2024. Pada tanggal 26 Juli 2024, pukul 09.00 WIB, diadakan koordinasi dan pemaparan manfaat proyek di Kantor Kepala Desa Tawengan. Acara ini dihadiri oleh perangkat desa, petugas, dan Galang Priyohutomo selaku pengembang proyek untuk menjelaskan cara kerja dan manfaat yang akan didapatkan dari sistem digitalisasi ini.

Proyek ini dilatarbelakangi oleh permasalahan dokumen tanah penduduk Desa Tawengan yang masih berbentuk hardfile. Bentuk penyimpanan dokumen tradisional ini menyulitkan proses pendataan, pengarsipan, dan pencarian dokumen. Selain itu, dokumen fisik memiliki risiko kerusakan yang tinggi jika disimpan dalam waktu yang lama. Dengan demikian, digitalisasi menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan ini dan meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen di desa.

Proses pembuatan sistem ini melibatkan beberapa aplikasi utama, yaitu Google Form, Google Spreadsheet, dan Google Drive. Pendataan dilakukan oleh petugas menggunakan Google Form, yang berisi pertanyaan-pertanyaan relevan mengenai sertifikat tanah. Data yang diisi oleh petugas akan secara otomatis tercatat di Google Spreadsheet, yang berfungsi sebagai database terpusat.

Google Drive digunakan untuk menyimpan sertifikat tanah yang telah diubah menjadi format digital (PDF), serta sebagai tempat penyimpanan database terpusat dan formulir pendataannya. Dengan sistem ini, perangkat desa dapat dengan mudah mencari dan mengakses data pemilik sertifikat tanah, serta dokumen-dokumen terkait lainnya.

Dengan sistem ini, perangkat desa dapat dengan mudah mencari dan mengelola data sertifikat tanah, sehingga meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen di Desa Tawengan. Galang Priyohutomo berharap proyek ini dapat menjadi contoh pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat.